לא מוצאים שום דבר במשרד? כך עושים סדר אחת ולתמיד

צעד ראשון – מיון יסודי

עליכם לעצור לרגע ולהתבונן בנעשה במשרד, כדי שתוכלו להתחיל במיון יסודי. חשוב לציין שעליכם לעבור על כל דבר שנמצא בסביבתכם, למשל: ניירת, קלסרים, ספרים, מוצרים טכנולוגיים, רהיטים וחפצי נוי. אז מאיפה מתחילים? משולחן העבודה. שכן, זהו האזור שמשפיע במיוחד על שגרת העבודה במשרד. לאחר שתבצעו מיון קפדני, תוכלו לעבור למגירות, המדפים והארונות. שימו לב, בכל פעם שתיתקלו בפריט, תצטרכו לשאול את עצמכם – האם יש לי צורך בו? את הפריטים הלא נחוצים, יש להעביר לפח או לתרומה. כאשר ניירת ישנה, יכולה לעבור לגריסה או מחזור. רק לאחר שתבצעו את הפעולות הללו, תוכלו לתייק את המסמכים הנותרים לפי נושאים או תאריכים.

צעד שני – הוסיפו פתרונות אחסון במקרה הצורך

יישמתם את השלב הראשון וגיליתם שמקומות האחסון הקיימים במשרד מלאים? אם כך, עליכם להוסיף כמה ארוניות וארונות לתיוק ושמירת מסמכים, מדפים פתוחים שיאפשרו נגישות נוחה לציוד שנעשה בו שימוש קבוע. לצד זאת, כדאי להציב על גבי השולחן קופסאות שקופות שניתן יהיה לאחסן בהן עטים, כבלים ומרקרים.

צעד שלישי – החליטו על מקומות אחסון קבועים

העיקרון הבסיסי שישפיע על שמירת סדר במשרד נוגע לקביעת מקומות קבועים לכל פריט. מדובר בצעד חשוב ויעיל שימנע נדידה של מסמכים וציוד משרדי. תוכלו ליישם אותו בהתאם להנחיות שמופיעות בטבלה הבאה:

צעד רביעי – שגרת תחזוקה קבועה

שמירה על הסדר הקיים זה לא עניין של מה בכך. שכן, עליכם לבצע 3 פעולות בהתאם לתדירות שתפורט להלן:

מילים אחרונות לסיום

עד כאן 4 הצעדים שצריך לבצע, כדי לשמור על משרד מסודר. כעת אתם מכירים בהליך, כך שנותר לכם רק ליישם את הנאמר לעיל וליהנות ממרחב נעים ומקצועי.